Übersicht
Lieferschein erfassen
Positionen
Feingewicht = Gewicht × Feingehalt/1000 · Fixpreis nur intern, nicht auf dem Ausdruck| Pos | Bezeichnung | Metall | Legierung | Gewicht (g) | Feingewicht (g) | Fixpreis €/g fein | Wert (€) |
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Ankauf erfassen
Beleg
Verkäufer
Angekaufte Ware
Vergütet wird das Abrechnungsgewicht, nicht der gestempelte Feingehalt| Pos | Bezeichnung | Metall | Legierung | Teile (optional) | Gewicht (g) | Feingewicht (g) | Abrechnung (g) | Ankauf €/g | Betrag (€) |
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Zahlung
Ausweisangaben
Pflicht ab 2.000 € bar oder 10.000 € GesamtbetragWeiteres
Ankauf vom Gewerbetreibenden
Beleg
Lieferant
Angekaufte Ware
| Bezeichnung | Metall | Legierung | Abrechnung | Gewicht (g) | €/g fein | Betrag |
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Steuer
Zahlung
Archiv
Ankaufbuch
Verkäufe an die Scheideanstalt
Auswertung der Scheideanstalt erfassen
Rücklauf der Sendungen
Ausbeute gegen Erwartung
Schätzung vor dem Anruf
Zum Vorzeichen: Hier ist ein Guthaben positiv. Auf dem Auszug der Scheideanstalt ist es umgekehrt – dort steht „negative Werte = Ihr Guthaben".
Metallverkäufe an die Scheideanstalt
Die Nummer wird vorgeschlagen, lässt sich aber überschreiben — nötig, wenn Sie ältere Verkäufe nachtragen und die Reihenfolge stimmen soll.
Metallkonto bei der Scheideanstalt
Fixierungen je Sendung
Die Zuordnung ist Ihre Angabe, keine Buchung: Verkauft wird vom Metallkonto, nicht aus einer bestimmten Lieferung. Für den Vergleich je Sendung ist sie trotzdem die richtige Grundlage.
Abgleich mit dem Kontoauszug
Tragen Sie zu jedem Auszug den Saldo ein, genau wie er dort steht — die Scheideanstalt schreibt „negative Werte = Ihr Guthaben". Aus der Abfolge erkennt die Anwendung Bewegungen, zu denen kein Beleg vorliegt.
Belege der Scheideanstalt
Offene Auszahlungen
Kassenbericht
Zählprotokoll (Stückelung)
Bisherige Tage
Scheidgut an Händler
Positionen
Angerechnet: der Feingehalt laut Gutschrift des Händlers – höchstens die Legierung. Angerechnet fein = Gewicht × Angerechnet / 1000| Pos | Bezeichnung | Metall | Legierung | Gewicht (g) | Angerechnet (‰) | Angerechnet fein (g) |
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Abgaben an Händler
Bericht erstellen
Jahrespaket für den Steuerberater
Buchungsstapel für den Steuerberater
Zeitreihe
Zeiträume vergleichen
Auszahlungen nach Zahlungsart
Ankäufe je Mitarbeiter
Ankauf gegen Versand
Rohertrag – Ankauf gegen Erlös
Je Lieferschein
Je Lieferschein
Je Legierung – gesamt
Tresor nach Legierung
Bestand je Topf = Anfangsbestand + Ankäufe ± Korrekturen − Lieferscheine. Der Wert folgt dem gleitenden Durchschnittspreis des Topfes; mit ihm geht ein Lieferschein in den Rohertrag ein.
Korrektur und Umbuchung
Für Wiegedifferenzen, entfernte Steine oder ein Stück, das sich als andere Legierung herausstellt. Jede Buchung braucht einen Grund und steht mit Nummer im Protokoll und in der Prüfkette.
Auffälligkeiten nach dem Geldwäschegesetz
Beim Speichern warnt die Anwendung, wenn derselbe Verkäufer in kurzer Zeit mehrfach kommt. Diese Liste ist der Blick zurück: Sie zeigt Verkäufer, deren Ankäufe zusammen die Schwelle überschreiten, obwohl jeder einzelne darunter lag — genau das Muster, auf das die Aufsicht schaut. Dazu einzelne Ankäufe, die knapp unter der Schwelle blieben.
Die Meldepflicht nach § 43 GwG besteht unabhängig vom Betrag. Diese Liste ersetzt keine Beurteilung — sie dokumentiert, dass Sie hingesehen haben.
Firma
Adressbuch Empfänger
Belege und Ausdrucke
Ankauf erfassen
Geschäftspartner: Lieferanten und Händler
Buchhaltung und Bestände
| Größe | gültig ab | Wert |
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| Bezeichnung | Metall | Legierung | Gewicht (g) | Feingewicht (g) | Wert (€) |
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Benutzer und Passwort
Zwei-Stufen-Anmeldung
Zwei-Stufen-Anmeldung
Zusätzlich zum Passwort ein sechsstelliger Code aus einer Authenticator-App auf Ihrem Telefon. Die App rechnet den Code selbst aus — es wird nichts verschickt, es braucht keinen Empfang und keine Mobilnummer.
Ausweiskopien
Kopien nach § 8 Abs. 2 GwG. Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre; spätestens nach zehn Jahren sind sie zu löschen. Die Ankaufbelege selbst bleiben unberührt.
Kundenkartei
Kunden aus dem Ankauf. Die Kartei ist eine Arbeitshilfe – personenbezogene Daten nur so lange aufbewahren, wie es die Nachweispflichten verlangen.
Löschfristen
Auskunft nach Art. 15 DSGVO
Verlangt jemand Auskunft über seine Daten, ist sie binnen eines Monats zu erteilen. Das Schreiben führt die gespeicherten Angaben, alle Vorgänge und Aufnahmen auf und enthält die Pflichtangaben nach Art. 15 Abs. 1 — Zwecke, Empfänger, Speicherdauer, Rechte und Beschwerdeweg. In der Kundenkartei steht bei jedem Eintrag ein Knopf dafür.
Hier für Personen, deren Karteieintrag nach Ablauf der Frist gelöscht wurde: Die Ankaufbelege bleiben wegen der Aufbewahrungspflicht bestehen, und die Auskunftspflicht besteht damit fort.
Protokoll
Datensicherung
Alle Belege, Kunden, Empfänger und Einstellungen als Datei sichern oder aus einer Sicherung zurückholen. Fotos nur, wenn ausdrücklich gewählt. Sicherung regelmäßig außerhalb des Servers ablegen.
Echter Restore-Test
Spielt eine Sicherung vollständig in eine getrennte Probedatenbank ein – mit demselben Programmteil wie eine echte Wiederherstellung – und prüft danach Aufbau, Anzahlen, Verweise, Prüfkette, jede Datei und jeden Beleg. Ihre Daten bleiben unberührt; die Probe wird danach gelöscht. Empfohlen: einmal im Quartal.
Sicherung außer Haus
Ein Rechner oder NAS bei Ihnen zu Hause holt die Sicherung nachts selbst ab. Erst damit übersteht Ihr Bestand einen Ausfall des Servers. Der Schlüssel ist geheim und unabhängig vom Schlüssel der Zeitsteuerung.
Nächtliche Sicherung
Ihr Anbieter kann eine Adresse zeitgesteuert aufrufen („Cronjob"). Die Anwendung legt dann selbsttätig eine Sicherung an – höchstens eine je Tag. Die Adresse enthält einen geheimen Schlüssel und gehört nicht in fremde Hände.
Sicherungen auf dem Server
Liegen im gesperrten Ordner daten/sicherungen; die zehn jüngsten bleiben erhalten. Das ersetzt keine Sicherung außer Haus – bei einem Serverschaden ist auch diese Kopie verloren.
Sicherheit und Technik
Unversehrtheit
Jeder Beleg, jedes Storno und jeder Kassenabschluss bekommt eine Prüfsumme, die die Prüfsumme des vorherigen Vorgangs einschließt. Wird etwas nachträglich verändert, bricht die Kette an dieser Stelle.
Schlüsseldatei
Wer die Zugangsdaten eines FTP-Zugangs erbeutet, liest ohne diesen Schutz die Datenbank und alle Ausweiskopien und könnte die Prüfsummenkette neu rechnen. Die Schlüsseldatei liegt oberhalb des Verzeichnisses der Anwendung — dorthin reicht ein FTP-Zugang nicht, der auf dieses Verzeichnis beschränkt ist. Aus ihr kommen zwei Schlüssel: einer macht die Kette fälschungssicher, der andere verschlüsselt Ausweiskopien, Unterschriften und Archivfassungen auf der Platte.
Ohne diese Datei sind die verschlüsselten Dateien verloren. Der Schlüssel wird beim Anlegen einmal angezeigt — ausdrucken und in den Tresor.
Betrieb ohne Verbindung
Bricht die Verbindung am Tresen ab, werden neue Ankäufe auf dem Gerät gesammelt und übertragen, sobald sie zurück ist. Damit die Belegnummer dabei endgültig ist, hält jedes Gerät einen Vorrat reservierter Nummern – online nachgefüllt, der Reihe nach verbraucht. Eine reservierte Nummer kann kein anderes Gerät bekommen.
Größer als 0: Jedes Gerät hält so viele Nummern im Voraus und kann damit auch ohne Verbindung erfassen. Der Preis: Arbeiten zwei Geräte gleichzeitig, weicht die Nummernfolge von der Zeitfolge ab — um höchstens das Doppelte des Vorrats. Beim Abschalten werden reservierte Nummern wieder freigegeben.
Speicherplatz
daten/fotos statt in der Datenbank. Das spart ein Drittel Platz und hält die Datenbank klein. Sichern Sie danach beides: die Datenbank und den Ordner.